Mit der Entwicklung der Computertechnik steigen ständig Anzahl und Größe der gespeicherten Daten und damit auch der Bedarf einer effektiven Sortierung der gespeicherten Dokumente.
Damit entstehen Ansprüche an die Notwendigkeit der Kontrolle einzelner Dokumentenflüsse vor dem Eingang in das ERP-System.
Bei Bedarf hat unser Klient einen Online-Zugang zum System für die Verwaltung und den Umlauf der Dokumente. In diesem System ist es möglich:
- Dokumente zu speichern
zu sortieren
zu suchen
einzelne Regeln für die Bearbeitung der Dokumente vor ihrem Eingang in das ERP-System aufzustellen
im DMS Aufnahmen zu haben, die an die in das ERP-System eingegebenen Dokumente gekoppelt sind
Technologie OCR
Wenn die Gesellschaft ein großes Volumen eingehender Dokumente hat und diese Dokumente nicht mittels Dateien (xml, txt usw.) in das ERP-System importiert werden können, gibt es die Möglichkeit, solche Dokumente mittels der OCR-Technologie zu bearbeiten. Das Dokument wird optisch gelesen und im DMS gespeichert. Nach der anschließenden Genehmigung wird es automatisch in die ERP-SW exportiert, wo es verbucht wird.
Dank dieser Lösung hat unser Kunde einen Zugang zu einem effektiven Instrument zur Verwaltung der Dokumente, ohne in den Kauf moderner Informationstechnologien investieren zu müssen.